Un système de knowledge management dans mon entreprise – Pour faire quoi ?

Quelques problématiques

Nous refaisons ce qui a déjà été fait ailleurs dans l’entreprise.
Nous ne tirons pas de leçons de nos erreurs.
Nos collaborateurs sur le terrain n’ont pas accès à la bonne connaissance.
Nos fusions-acquisitions intègrent mal les nouvelles équipes.
Nous n’innovons pas assez.
Nous perdons la mémoire des projets majeurs du passé.
Nos collaborateurs ne sont pas assez engagés

La solution : le système de management des connaissances

Le « cycle de la connaissance » est une représentation des différentes étapes qui permettent de passer de connaissances tacites (propriété des personnes) à des connaissances explicites (propriété de l’organisation) et réciproquement.

Six grandes étapes permettent communément de passer d’une connaissance acquise par l’expérience d’une personne à un savoir diffusé et réutilisable par tous dans l’organisation :

1 La cartographie

La cartographie des connaissances critiques d’une équipe, d’un département ou d’une organisation complète est souvent un bon point de départ pour pouvoir focaliser le système de KM sur les connaissances importantes pour assurer la continuité de mission, la sécurité ou l’avantage concurrentiel.

2 Le partage

Il est le fait de personnes engagées dans le même projet (équipe) ou dans des activités semblables (communauté). Par leurs interactions, elles apprennent les unes des autres et créent de nouvelles connaissances sous forme de bonnes pratiques ou de recommandations.

3 L’explicitation

Ces activités de création d’« objets de connaissance » véhiculent un savoir validé : des cours, bien sûr, mais aussi des méthodes et des outils aux formats divers : texte, image, vidéo, logiciel… L’explicitation a pour objet de transformer les connaissances (tacites) en savoirs explicites et transmissibles.

4 La capitalisation

Activités de classement documentaire à l’origine, permettant de retrouver rapidement des objets de connaissances, elles désignent par extension les activités qui associent des métadonnées à des contenus de façon à les rendre compréhensibles par des machines (moteurs de recherche, IA symbolique).

5 La diffusion

Il s’agit de la mise à disposition des savoirs de l’organisation par le biais de plateformes numériques et d’applications, dont les moteurs de recherche. La tendance est à la spécialisation des plateformes par type de contenu (format) et par cas d’usage et par UX (Wikipedia d’entreprise, Portail KM, GED …)

6 La transmission

Les activités de formation, mentorat, compagnonnage permettent traditionnellement à un « maître » de transmettre à un « disciple ». Divers supports sont utilisés à cette fin (cours, outils, enregistrements…), le dialogue demeurant central.

Quels sont les résultats attendus d’un système KM ?

1 Atteindre l’excellence opérationnelle

Aller vite et gagner du temps

La productivité augmente, car la connaissance est plus rapidement accessible.
Du temps de travail supplémentaire est épargné grâce à un système KM efficace.

Tenir ses engagements

Le risque de commettre des erreurs coûteuses est diminué, grâce à l’accès aux connaissances collectives acquises par l’organisation sur tous les projets passés.
Les projets se terminent dans les temps grâce à une meilleure collaboration transverse.

2 Développer les compétences collectives

Accélérer le développement des compétences

Au-delà de la formation, les collaborateurs d’une organisation se mettent en relation avec leurs pairs au sein de communauté de pratiques.
Toutes les connaissances dont les collaborateurs ont besoin leur sont accessibles au moment où ils en ont besoin, là où ils en ont besoin, c’est-à-dire sur le terrain.

Intégrer les équipes

Les organisations qui réunissent leurs équipes, lors de fusions-acquisitions ou de l’exécution de grands programmes d’équipement :

adoptent un langage commun pour éviter les erreurs coûteuses dues aux écarts d’interprétation du sens des mots,
partagent leurs connaissances pour éviter de refaire inutilement le même travail.

3 Pérenniser l’organisation

Promouvoir une culture de l’innovation

L’innovation s’appuie sur un socle de connaissances acquises et partagées : documents, modèles, équations, annuaires…
Les communautés d’exploration développent des connaissances stratégiques, facteurs de performance.

Garder une mémoire vive du passé

Les organisations à cycle long conservent la mémoire de l’histoire des projets, des problèmes rencontrés, des solutions apportées, des problèmes non résolus et des leçons apprises.

4 Favoriser l’engagement des collaborateurs

Vie quotidienne

Les aider à résoudre des problèmes métiers au quotidien: quoi faire, comment faire, qui contacter.

Sécurité de l’emploi

Leur garantir de rester aligné sur les meilleures pratiques et de bénéficier d’une connaissance large et validée de leurs domaines d’intervention.
Garder leurs connaissances et savoir-faire au meilleur niveau, gage d’employabilité.

Besoin d’appartenance

Dans les communautés de pratique, chacun est à la fois reconnu par ses pairs et en apprentissage.

Estime et reconnaissance

Une filière d’expertise apporte aux experts une reconnaissance par le management et par leurs pairs.

Quelques réalisations de Amallte

Groupement industriel : Benchmark, définition de la stratégie KM, plan d’action pour la filière, bonnes pratiques à réutiliser.
Multinationale française: Design du plan d’action KM, mise en œuvre d’un programme de communautés, d’un Wikipedia d’entreprise, de REX projets et d’une filière experts.
Entreprise industrielle : Identification des connaissances critiques, plan d’action KM.
Syndicat patronal : Identification des connaissances critiques, plan d’action, départ-lancé de trois initiatives KM.

Louis-Pierre Guillaume

Call to Action – Diagnostic gratuit

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