Réussissez vos réunions à distance

Ce petit article vous propose des bonnes pratiques pour que vous réussissiez vos réunions à distances.

Les réunions

Chaque réunion a une audience, un but et une forme spécifique. Par exemple :

• Adhoc et spontanée : pour obtenir une réponse rapide, quand une discussion au travers de la messagerie instantanée ne suffit plus
• Un seul locuteur et planifiée : résultats trimestriels, entretien avec des candidats,
• Centrée sur l’équipe / le projet et planifiée: réunions hebdomadaires, coordination d’événements, comité de pilotage

Une réunion réussie est la combinaison de trois étapes

1. Avant la réunion

• Définissez un agenda clair, consultez les notes et les actions définis lors de la dernière réunion
• Envoyez l’invitation en y ajoutant systématiquement une connexion de conférence (Teams/Skype/Zoom/WebEx…) ; ajoutez dans l’invitation que les participants qui n’ont pas l’application peuvent se connecter via leur navigateur web.
• Vous pouvez ajouter dans l’invitation un lien vers les documents qui seront partagés, dans le cas où le partage d’écran durant la réunion est inopérant pour certain
• Connectez-vous 5 minutes avant la réunion pour tester si votre micro et caméra fonctionnent (indispensable dans une salle de réunion)

2. Pendant la réunion

• Démarrez à l’heure, les participants à distance vous remercieront
• Humanisez les échanges en activant votre caméra et en demandant à chaque participant de faire de même
• Concentrez l’attention sur vous en utilisant la fonction Flouter mon arrière-plan de votre application (si disponible)
• Échangez, partagez des liens et des fichiers dans la partie chat de la réunion ; facilitez les questions / réponses
•  Enregistrez la réunion pour les absents en demandant l’accord aux participants
• Prenez des notes, partagez-les en direct pour que chacun puisse les voir et les ajuster en temps réel (via partage d’écran ou page de note d’équipe)
• Assurez-vous que chacun ait pu participer aux échanges (en parole ou en écrit),
• Si les participants sont nombreux, demandez-leur au début de couper leurs micros (vous pouvez aussi les couper vous-même)
• Si vous êtes seul, utilisez un casque pour une meilleure qualité de sonore (pour vous et pour les autres)
• Si vous êtes à plusieurs dans une salle, utilisez un speakerphone avec une caméra extérieure pour que les autres participants aient une meilleure expérience

3. Après la réunion

• Tous les participants repartent avec le compte-rendu et les actions associées. Ils peuvent directement initier les actions demandées et en assurer le suivi de manière dynamique.
• Même si vous n’avez pas pu participer à la réunion, retrouvez à tout moment le replay de la réunion, les messages, les fichiers, les notes partagés dans l’historique de conversation de la réunion

Louis-Pierre Guillaume

Support de formation (Microsoft Teams) :

• Run effective remote work meetings with Microsoft Teams (YouTube video 45 min)
• Run effective meetings with Microsoft Teams (Microsoft instructor-led)
• Join a Teams meeting (Microsoft e-learning)
• Rejoindre une réunion Teams (Microsoft e-learning)
• Réunions et appels (Microsoft)
• Meetings and calls (Microsoft)
• 6 ways to make virtual meetings more efficient (Microsoft)
• 6 règles à suivre pour rendre une visioconférence plus efficace (Microsoft)
• 4 Tips for working from home with Microsoft Teams