Réunions et ateliers hybrides : comment bien les organiser et les mener

Avec les obligations de télétravail hebdomadaires, les réunions hybrides deviennent de plus en plus fréquentes. Le principe est simple : une partie des interlocuteurs se retrouvent autour de la table, l’autre partie participe à distance. Pourtant, le mélange de distanciel et de présentiel combine plutôt les inconvénients que les avantages de ces deux manières de se réunir. Nous allons vous présenter des bonnes pratiques pour vous aider à en tirer le meilleur.

1. Comment préparer une réunion hybride ?

La première question à se poser est la nécessité du format hybride. Il vaut mieux parfois ne pas l’organiser et le remplacer par une réunion 100% virtuelle. Tenir une réunion hybride, c’est risquer d’infliger aux participants distants une expérience négative due à l’asymétrie des échanges et donc de générer des tensions et des inégalités entre les participants. Une réunion hybride doit toujours être bien organisée et irréprochable techniquement.

L’invitation doit contenir un agenda, le lieu de réunion et un lien de connexion à une visioconférence. Les participants sont invités à mettre à l’avance leurs contributions dans un espace partagé (par exemple Teams ou Google Drive), afin d’y avoir accès en cas de problèmes techniques. Cette mise en commun permet aussi aux participants de prendre connaissance des sujets traités avant la réunion, et ainsi de passer plus de temps en échanges créatifs. La réunion débute par une inclusion, qui permet d’embarquer les participants, surtout ceux à distance, grâce à une activité commune appelée ice-breaker.

À chaque réunion, le gardien du temps et le scribe sont des personnes différentes. Ceci permet d’impliquer et de responsabiliser les participants. Les notes sont prises en temps réel par le scribe sur un document partagé unique, visibles et modifiables par tous. Les décisions y sont inscrites clairement. Le gardien du temps est aussi modérateur, garant de la qualité des échanges. Il doit s’assurer que les participants dans la salle de réunion en présentiel ne prennent pas le dessus sur les participants à distance, par exemple en parlant tout le temps ou en parlant entre eux.

Qui n’a pas attendu dix minutes qu’une réunion hybride commence, à cause de problèmes techniques dans la salle ? L’organisateur de la réunion doit réserver la salle 10 minutes avant l’heure de début pour connecter son ordinateur au système de visioconférence de la salle et le configurer. Ceci implique d’une réunion de 1 heure se réduit à 50 minutes.

2. Quelle est la configuration matérielle idéale ?

Idéalement, la salle de réunion est équipée d’un système de visioconférence haut de gamme (Lenovo, Logitech, Yealink …), avec plusieurs micros et une caméra qui se dirige automatiquement vers les personnes qui parlent et qui peut alterner entre grand angle et zoom. Il y a deux grands écrans sur le mur, dont un est tactile. Elle est équipée de prises Ethernet. Les visages de tous les participants sont bien éclairés. S’il y a une fenêtre devant la caméra, elle est équipée de rideaux occultant pour empêcher les contre-jours.

Idéalement, les participants distants sont équipés d’un casque USB avec micro directif, d’un clavier externe silencieux, d’un écran externe et d’une webcam de qualité HD posée sur cet écran, à hauteur des yeux. Ils sont dos à un mur plutôt qu’à une fenêtre, pour éviter les contre-jours. La lumière est diffusée de façon homogène depuis l’arrière de l’écran, afin que tout le visage soit éclairé. L’arrière-plan est neutre ou remplacé par une image incrustée par le logiciel de visioconférence. Pour garantir un bon débit de connexion, l’ordinateur est relié par un câble Ethernet à la Box Internet (le Wi-Fi ne garantit pas un bon débit, surtout si vous avez des enfants à la maison ou qu’un mur se situe entre la Box et votre ordinateur).

Incarnation dans un robot de téléprésence durant un atelier hybride. Présentation avec une collègue des résultats de notre groupe de travail.

3. Comment gérer la sécurité et les accès ?

Comme pour toute réunion en visioconférence, la sécurité est assurée par l’application utilisée. Vous pouvez rajouter une couche supplémentaire en acceptant un par un les participants distants ou en verrouillant l’accès à la visioconférence une fois que tous les participants invités sont connectés. Si les participants peuvent se connecter par téléphone à la visioconférence, vous pouvez imposer qu’ils donnent leur nom et verrouiller l’accès. En tant qu’initiateur de la réunion, vous pouvez éjecter de la visioconférence toute personne qui n’est pas invitée.

4. Comment faire un tour de table pour recueillir des points de vue ?

Pour s’assurer que tout le monde donne son opinion, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez demander à chacun son opinion par oral, en alternant les personnes à distance et dans la salle. Vous pouvez demander à chacun de répondre via la conversation (chat) de la réunion ou via une application de brainstorming (Klaxoon, etc.). Vous pouvez organiser un TRIP (temps de réflexion individuelle préalable) en demandant à chacun de réfléchir à la question et de préparer sa réponse avant de la donner (par oral ou par écrit), ceci afin d’éviter d’être influencé par les autres. L’avantage de la réponse écrite est que les introvertis ou ceux qui ne possèdent pas la maîtrise orale de la langue du groupe peuvent donner leur opinion et ne sont pas débordés par les extravertis ou les natifs. Notez que les conversations ou les post-it du brainstorming peuvent être exportés et insérés dans le compte-rendu de la réunion.

5. Comment garantir une bonne réunion ?

La qualité du son est primordiale pour permettre l’inclusion des participants à distance. Les participants dans la salle doivent s’adresser principalement aux micros. Si un des participants dans la salle a une petite voix, positionnez-le devant un micro. Évitez de couper le micro de la salle, demandez plutôt aux participants d’éviter les discussions en aparté, et s’ils persistent, interrompez-les. Indiquez à tous les participants (même dans la salle) qu’ils doivent cliquer sur le bouton « lever la main » de l’application de visioconférence avant de pouvoir parler. Parlez plus lentement et plus fort, avec des pauses. La qualité de la vidéo étant importante, changez régulièrement l’orientation de la caméra de la salle, en visant les speakers, et demandez aux présents d’activer la caméra de leur ordinateur.

6. Comment réaliser un atelier ?

Un atelier hybride doit mélanger dans chaque sous-groupe les personnes à distances et celles sur place. L’outil de visioconférence partage les participants en sous-groupes, qui se réunissent chacun dans un coin de la salle. Pour assurer une inclusion parfaite des participants distants et minimiser les interférences sonores entre les groupes, chaque groupe utilise un haut-parleur portable Bluetooth avec micro et chaque participant active la caméra de son ordinateur.

Le brainstorming le plus simple consiste à utiliser des post-its sur un tableau blanc géant virtuel de type Klaxoon, chaque groupe utilisant une zone du tableau. Lors de la restitution, l’organisateur partage son écran, montre chaque zone et les participants commentent. Si le choix est d’utiliser des supports papier, chaque groupe doit utiliser une webcam externe HD qui va filmer les supports du groupe pour les participants distants, qui eux vont dicter leurs idées via la discussion (chat) du groupe. Une autre solution est que chaque participant distant soit incarné dans un petit robot sur roue qui se déplace avec le groupe et communique via sa caméra, son micro et son écran.

Atelier hybride de Design Thinking. Chaque équipe était composée de participants sur place et à distance. Notre équipe avait le bon équipement (dans le cercle rouge) : un haut-parleur portable Bluetooth avec micro (type Jabra Speak 750) et une webcam externe (type Logitech C920) sur un petit trépied.

7. Comment gérer un incident de connexion ?

L’incident le plus courant est la baisse de qualité de la connexion. Si des coupures vidéo et audio se produisent, privilégiez alors le son, coupez la vidéo sortante (votre webcam) et si possible les vidéos entrantes (option disponible dans Teams). Si vous savez que vous n’aurez pas un bon débit, téléchargez en avance les documents qui seront présentés. Si vous présentez, transmettez avant la réunion un lien de téléchargement des documents. Branchez-vous sur une prise Ethernet plutôt qu’en Wi-Fi. Si la connexion Internet tombe, connectez-vous sur votre téléphone à l’application de visioconférence. Appelez le numéro de téléphone de la visioconférence de votre entreprise s’il apparaît dans l’invitation.

Louis-Pierre GUILLAUME

8. Pour aller plus loin

• À distance et au bureau : comment réussir ses réunions hybrides pour une meilleure collaboration
• Les réunions hybrides ne sont pas la panacée
• Quel équipement prendre dans une réunion hybride ?
• Réussissez vos réunions à distance

Publication originale : Archimag n°351, février 2022