Innovation collaborative : Comment animer des communautés à distance ?

Au lendemain du confinement et maintenant que le flex-office et le télétravail sont devenu la nouvelle normalité, nous faisons le point sur deux sociétés qui ont su mettre en place des communautés de pratique virtuelles pour permettre aux experts d’innover, de collaborer et de valoriser leurs connaissances, à distance.

Schneider Electric 

Thomas Simier, Quality Digital Transformation Program Lead chez Schneider Electric, dans son témoignage nous explique que depuis de nombreuses années les équipes sont très dispersées dans le monde. Lui-même travaille depuis chez lui la moitié du temps. Sa communauté qui regroupe les ambassadeurs digitaux du métier qualité utilise tous les outils digitaux mis à sa disposition par l’entreprise.

Ses séminaires en ligne (des webinaires) rassemblent chaque mois les membres situés dans le monde entier. Ils sont enregistrés afin que les absents puissent les réécouter, comme sur Netflix. Les membres de la communauté discutent sur Teams sur des sujets professionnels, avec la même facilité que leurs enfants sur WhatsApp ou Facebook. Les experts y répondent aux questions, afin que tout le monde puisse lire les réponses et s’y référer plus tard. Les documents de référence sont co-écrits à plusieurs en même temps, grâce à Teams, puis relus par des membres de la communauté, et enfin mis à disposition à l’ensemble de l’entreprise.

Thomas souligne qu’ainsi on est moins dépendant de la disponibilité des experts et que les réponses sont rapides. La communauté sert aussi à créer un pool d’expert international qui expérimente, teste des cas d’usage pertinents, et des méthodologies d’implémentations. Grace à la communauté, le programme de transformation digitale animé par Thomas est démultiplié.

Transdev

Benoît Jaby, Head of Mobility Solutions a lancé en 2019 la communauté Transport à la demande. Le but est de mettre en relation les compétences présentes chez Transdev dans les 17 pays, pour capitaliser sur leurs expériences et surtout pour se positionner sur le marché innovant et stratégique de la mobilité du futur, flexible et personnalisée.

Une des particularités de sa communauté est qu’elle regroupe plein de métiers différents, des opérationnels, des chefs d’exploitation, des planificateurs, des commerciaux et des responsables d’innovation, des responsables de stratégies et aussi des représentants de partenaires technologiques. Les membres sont un mix de volontaires et de personnes nommées par le business. L’échange est horizontal plutôt que top-down. La langue d’échange est l’anglais.

La communauté est virtuelle au quotidien, via des outils digitaux de collaboration qui permettent de se rassembler à des coûts bien inférieurs à des rassemblements physiques. Pour s’affranchir des déplacements et avoir tous les avantages de la technologie digitale, Benoît souligne qu’il est nécessaire de s’astreindre à un petit peu de rigueur et de préparation, comme par exemple dans l’organisation des wébinaires (séminaires en ligne).

Bénéfices d’une communauté  

Le concept de communauté de pratique virtuelle (VCoP)

Le concept de communautés de pratique (CoP) a été introduit par Étienne Wenger dans les années 1990, qui a utilisé ce terme pour désigner un groupe de personnes partageant des connaissances, des problèmes, des solutions, des informations et des nouvelles sur une question spécifique. En s’engageant dans ces activités, les gens peuvent promouvoir l’apprentissage en groupe par le biais d’une interaction réciproque. Au départ, une CoP était conçue pour permettre aux membres d’interagir face à face, mais cela a changé avec les progrès de la technologie.

Aujourd’hui, l’accent est davantage porté sur les communautés de pratique virtuelles (VCoP), qui désignent un groupe de personnes qui interagissent, apprennent ensemble et établissent des relations en utilisant des médias sociaux spécifiques, en franchissant potentiellement les frontières géographiques et politiques pour poursuivre des intérêts ou des objectifs mutuels tout en développant un sentiment d’appartenance et d’engagement réciproque.

Les VCoP prennent également de l’ampleur dans les organisations, notamment dans les grandes sociétés, en contribuant à réunir des experts de différents secteurs et régions, permettant ainsi de construire une base commune de connaissances entre des personnes dispersées dans différents endroits.

Ainsi, les VCoPs sont un moyen de réduire les coûts de déplacement pour les experts qui, traditionnellement, se seraient rendus sur place pour aider à résoudre un problème spécifique. Les VCoP peuvent également fournir les moyens de partager les meilleures pratiques, et donc de standardiser les processus organisationnels et d’intégrer les pratiques et les outils les plus efficaces mis en œuvre par les experts.

Comment réussir à animer des communautés à distance

Les trois obstacles majeurs restent à surmonter pour réussir l’animation d’une communauté à distance sont :

1.   La culture. La culture de l’organisation est-elle flexible en termes d’interaction transversale, indépendamment des hiérarchies existantes entre les personnes et les experts internes ? Est-elle favorable au partage des connaissances ? L’organisation a-t-elle une culture fortement axée sur l’innovation et la cocréation entre membres dispersés ? Encourage-t-elle les relations interpersonnelles et stimule-t-elle la création et la gestion de réseaux de contacts étendus ? Récompense-t-elle un climat organisationnel sain et des relations transparentes ? Est-elle ouverte au changement ?

2.   L’animation des communautés. Existe-t-il des stratégies de promotion des communautés, des initiatives visant à impliquer les membres des communautés et à stimuler leur contribution, des actions de communication et d’engagement spécifiques à chaque pays, des réunions en présentiel et des événements organisés pour les membres de la communauté ? Des rôles formels ont-ils été définis pour assurer le fonctionnement de la communauté dans le long terme, tel que l’animateur ou le facilitateur ? Des formations spécifiques ont-elles été prévues ? Du temps a-t-il été suffisamment alloué pour partager les bonnes pratiques ?

3.   Les technologies. Existe-t-il dans l’organisation des outils informatiques pour communiquer en temps réel ou pour partager et stocker des informations ? Un réseau social d’entreprise est-il en place, favorisant la discussion, l’échange d’idées, la recherche d’experts ? Des outils de gestion documentaire sont-ils mis à disposition, afin d’améliorer la pertinence, l’accessibilité et l’intégrité de l’information ?

Organisez des communautés virtuelles pour augmenter le partage

L’enjeu est de faciliter le partage des connaissances entre les membres de communautés qui ne peuvent pas ou plus organiser de réunions en présentiel ou qui ne pourront le faire que lors de grandes occasions. Il est donc nécessaire dès maintenant de transformer ces communautés en communautés virtuelles, et pour cela de surmonter les trois obstacles que sont la culture de l’organisation peu favorable à la transversalité, l’absence de politique d’animation des communautés et la présence d’outils collaboratifs inadaptés.

Louis-Pierre Guillaume

 Remerciements :

Un grand merci aux professionnels qui nous ont apporté leur expérience et leur point de vue, ainsi que leur temps précieux, dans l’animation de communauté :

1. Benoit Jaby, Head of Mobility Solutions, Transdev
2. Thomas Simier, Quality Digital Transformation Program Lead, Schneider Electric

Action

• Animer sereinement votre communauté, votre équipe ou votre classe, à distance, de façon virtuelle => Offre de service à 390€ HT

Pour en savoir plus

• Les communautés, nouveau mode d’organisation ?
• Une communauté, sans sponsor, c’est mort !
• Communautés virtuelles : 10 principes pour un management performant

Webinaire du 26 août 2020 en replay

Comment faciliter l’innovation et partager les bonnes pratiques, à distance ? L’apport des communautés virtuelle