Comment mieux collaborer et innover, à distance ? La transformation digitale des équipes en équipes virtuelles ?

Maintenant que le flex-office et le télétravail sont devenu la nouvelle normalité, nous faisons le point sur une société qui a su déployer un programme de transformation digitale pour permettre aux équipes virtuelles de mieux collaborer, d’innover et de travailler efficacement, à distance, grâce au « modern workplace ».

Une société de mobilité 

Étienne anime une équipe de commerciaux réparties dans les différents sites de l’entreprise en France. Ils répondent régulièrement à des appels d’offres, en agrégeant des spécialistes de différents métiers de l’entreprise, ainsi que des experts externes, afin de pouvoir proposer des réponses innovantes à leurs clients.

Chaque appel d’offre est un mini-projet. Pour plus d’efficacité, l’équipe utilise Microsoft Teams comme espace collaboratif principal. Les documents sont partagés dans un seul espace de travail commun. Ainsi, chacun peut collaborer de chez lui sur des documents partagés avec les autres, sans risque de les perdre. Les interminables chaînes d’email ont pratiquement disparu, remplacées par des conversations sur Teams ; l’information est ainsi centralisée, disponible pour tous les membres de l’équipe. Les taches de chacun sont visibles par tous, ce qui évite les réunions de suivi inutiles. Les réunions se déroulent en visio avec la webcam allumée ; ce qui renforce le sentiment de présence entre les membres. Les échanges sont principalement horizontaux plutôt que top-down.

Par contre, l’équipe a remonté des problèmes techniques qui limitent la collaboration, principalement liés à la qualité de la connexion Internet. Lorsqu’on est dans un endroit mal connecté, les réunions Teams en visio ont impossibles et la synchronisation de documents via OneDrive fonctionne mal. Des stratégies de contournement ont été mise en place pour limiter l’impact (couper les flux vidéo entrant et sortant, couper OneDrive).

Étienne a su créer un climat de confiance avec et entre les membres de son équipe. Il a donné de l’autonomie à ses collaborateurs, en adéquation avec la transformation digitale de l’entreprise. Il a su entretenir des relations interpersonnelles avec chacun des membres de son équipe depuis le début du confinement, en visio. Les membres de l’équipe ont éliminé les obstacles liés à l’appropriation des outils Office 365, grâce aux formations sur les usages collaboratifs, et au leadership par l’exemple d’Étienne. Étienne reconnaît aussi que la COVID a été un accélérateur de la digitation de son équipe. En suivant les bons usages des outils collaboratifs, ils ont tous maîtrisé le travail à distance, réduit leur stress, et su rester productifs.

Le concept d’équipe virtuelle

Une équipe virtuelle est un groupe d’acteurs disposant de compétences complémentaires, pouvant être dispersés géographiquement et/ou temporellement, qui communiquent tout particulièrement via les technologies de l’information, qui exécutent des taches indépendantes et collaboratives en vue d’accomplir un objectif commun et qui partagent une responsabilité mutuelle.

Alors que dans les équipes partageant au quotidien le même espace physique de travail, la collaboration peut reposer en grande partie sur des échanges d’information et de connaissances implicites et non formalisés (langage corporel, occupation de l’espace, discussion autour de la machine à café…), au sein d’une équipe virtuelle elle repose de façon critique sur un partage essentiellement formalisé des connaissances et de l’information, via des médias électroniques.

Les équipes virtuelles offrent un certain nombre d’avantages, comme le démarrage plus rapide des projets en choisissant les personnes disponibles dans d’autres sites plutôt que d’attendre la disponibilité de ressources locales, l’utilisation des collaborateurs les plus adaptés au contexte quelle que soit leur situation géographique, une journée de travail globale potentielle de 24 heures (sur 3 continents) au lieu de 8 heures, la transformation de conflits culturels en synergies culturelles, le travail sans contraintes spatiales ni temporelles et la réduction des coûts de déplacement.

Comment réussir l’adoption des usages collaboratifs dans une équipe virtuelle

Quatre dimensions sont à prendre en compte pour assurer le succès des équipes virtuelles :

1. Apporter des compétences clés aux collaborateurs. Peuvent-ils travailler de façon autonome (gestion du temps, organisation du travail) ? Maîtrisent-ils les outils de communication à distance ? Maîtrisent-ils le travail à distance (gestion du stress, rester productif, temps de repos) ? Ont-ils l’expérience du travail en équipe internationale (interculturel) ? Sont-ils flexibles ?
2. Privilégier des attitudes générant la confiance. Les collaborateurs utilisent-ils la webcam durant les réunions ? Pratiquent-ils l’écoute active ? Écrivent-ils des messages non-ambigus ? Utilisent-ils dans leurs messages des émoji pour exprimer leurs émotions ? Utilisent-ils le chat pour entretenir des relations interpersonnelles ?
3. Utiliser les technologies du modern workplace. L’entreprise met-elle à disposition des outils collaboratifs récents (Office 365, G-Suite…) pour communiquer en temps réel ou pour partager et stocker des informations ? Existe-t-il un programme d’accompagnement du changement ? les collaborateurs sont-ils formés aux usages recommandés pour chaque outil ? Sont-ils accompagnés dans leur utilisation, via un réseau d’ambassadeur ? Les connexions Internet sont-elles de bonne qualité ?
4. Accompagner les managers dans un leadership transformationnel. Le manager responsabilise-t-il ses collaborateurs ? Favorise-t-il un mode d’échange horizontal plutôt que vertical. Met-il en place des rituels, avec l’équipe et avec chacun de ses collaborateurs ? A-t-il coconstruit des règles de fonctionnement communes ? A-t-il défini des rôles, des responsabilités et des objectifs clairs ? Fournit-il des feedbacks réguliers, des preuves de reconnaissances ? Respecte-t-il ses collaborateurs et s’assure-t-il que chacun respecte l’autre ? S’assure-t-il que personne ne se sente isolé dans son équipe ? Crée-t-il une atmosphère de confiance ? Utilise-t-il les outils collaboratifs de façon appropriée ?

Organisez les équipes virtuelles pour augmenter l’efficacité

L’enjeu est de permettre aux équipes de travailler efficacement, en l’absence de réunions et de contacts en présentiel. Il est donc nécessaire de transformer le mode de fonctionnement des équipes, pour en faire de vraies équipes virtuelles et pour cela de prendre en compte quatre dimensions que sont l’augmentation des compétences des collaborateurs, des attitudes générant la confiance, des usages collaboratifs sur les outils du modern workplace et des managers accompagnant leurs équipes dans la transformation digitale.

Louis-Pierre Guillaume

Remerciements :

Un grand merci aux professionnels qui nous ont apporté leur expérience et leur point de vue, ainsi que leur temps précieux dans le leadership d’équipes virtuelles :

• Étienne, Directeur des offres, une société de mobilité
• Les élèves en Master 2 des deux groupes de travail sur la collaboration, dans mon cours sur le management des connaissances à l’université Sorbonne Nouvelle Paris 3

Pour en savoir plus

• Réinventons le management , Emmanuelle Leon, 2020
• Quand le travail à distance réinterroge le travail : leçons managériales issues de la crise du covid-19, Emmanuelle Leon, ESCP, 2020
• Le travail au temps du COVID-19 : transformation digitale à marche forcée ? Aurélie Dudezert, ANVIE, 2020
• La collaboration centrée sur le partage de connaissances et de l’information au sein des équipes virtuelles : revue de littérature et perspectives de recherche, Myriam Karoui & Aurélie Dudezert. 2010
• Transformation digitale et télétravail : comment mieux manager son équipe à distance ? 2020
• Réussissez vos réunions à distance, 2020
• Le coronavirus va-t-il faire muter les managers en leaders d’équipes virtuelles ? 2020