Comment faire face au vrac numérique ?

La question du vrac numérique au sein des organisations : de la contrainte quotidienne des collaborateurs à la mise en œuvre d’une gouvernance documentaire partagée.

Faire le tri dans ses documents numériques peut relever d’un défi insurmontable si l’on ne dispose pas de règles claires à appliquer et d’outils simples à utiliser, seul(e) ou à plusieurs. Nous vous proposons quelques pistes de réflexion pour mener de front une démarche de gestion du vrac numérique au sein de votre organisation.

1 Le vrac numérique : de quoi parle-t-on ?

Le vrac numérique représente un ensemble de documents numériques qui sont mal classés, mal nommés, parfois en doublons, triplons ou plus… Ce désordre rend alors impossible une recherche documentaire simple et efficace, d’autant plus que le vrac numérique est présent à plusieurs niveaux et sous différentes formes au sein d’un système d’information : documents bureautiques et multimédia non classés dans les répertoires informatiques personnels ou sur les serveurs de partage de fichiers, emails dans les boites de messageries, documents numériques conservés dans des « silos » métiers ou projets (SharePoint, Teams, Sites…), pages web “sauvages” échappant à la gouvernance d’un site web officiel et administré…

2 Les enjeux

Au sein des organisations, ce constat est corrélé à une forte croissance des volumes de documents, que ceux-ci soient des documents numériques natifs générés par des applications bureautiques (documents type Office), des applications informatiques (feuilles de paye…) ou des copies numériques de documents physiques (factures entrantes…). En fonction de leur origine, ces documents peuvent être nommés et accompagnés de métadonnées descriptives (date, application source, classification… issues d’applications métiers), ou hétérogènes avec ou sans métadonnées (la plupart des documents bureautiques).

La reprise d’un fonds documentaire identifié en tant que « vrac » peut être complexe et représenter une charge de travail importante, notamment si le traitement du vrac est lié à un projet de migration de fonds vers une GED (Gestion Électronique de Documents), une plateforme de KM (Knowledge Management) ou vers un SAE (Système d’Archivage Électronique), avec la mise en correspondance des fichiers et des métadonnées à verser. Il s’agit à cet égard de distinguer les référentiels documentaires (documents qualité, livrables des chantiers, dossiers réglementaires…) qui appellent une gouvernance par un gestionnaire de l’information et les GED métiers qui peuvent être autogérées avec des règles partagées par un métier et un contrôle a posteriori.

Quatre sous-thèmes peuvent ainsi illustrer ces enjeux :

1.    Améliorer la qualité de vie au travail. Mettre en œuvre une bonne gestion documentaire au sein des équipes est souvent associée à un gain de temps dans la recherche d’information, ce qui permet, d’une part, d’améliorer la qualité de vie au travail des équipes et, d’autre part, d’optimiser la productivité du travail collaboratif ou en mode projet.

2.    Limiter les risques juridiques. Assurer la gestion du vrac numérique au sein des organisations permet de limiter les risques juridiques en identifiant de manière immédiate les documents à vocation probatoire à transmettre en cas de contentieux ou de procédure légale.

3.    Réduire les surcoûts dans les directions opérationnelles. Traiter la question du vrac numérique au sein d’une entreprise permet à moyen terme de réduire plusieurs surcoûts dans les directions opérationnelles que ce soit en termes de procédures pour collecter, traiter, classer, conserver et rechercher la bonne version des documents ou les documents en doublons ou en termes de management des connaissances avec la capitalisation unifiée du savoir-faire au sein de bases documentaires à jour et partagées.

4.    Réduire les coûts informatiques avec une approche « green IT ». Gérer le vrac numérique au sein de toute structure induit une baisse des coûts informatiques en termes de volume de stockage de documents et de taille de serveur pour l’indexation et la recherche, dans la mesure où seuls sont conservés les documents utiles ou à vocation probatoire ou patrimoniale, sans documents en versions intermédiaires pouvant être inutiles ni doublons. Cette approche s’inscrit dans une démarche de responsabilité sociétale avec la mise en œuvre d’une sobriété numérique respectueuse de l’environnement.

3 Les pistes possibles pour un traitement raisonné du vrac numérique

Pour optimiser le traitement du vrac numérique, il est nécessaire d’aborder les questions suivantes :

• Quels sont les axes structurants à caractériser pour mettre en œuvre un chantier de vrac numérique ?
• Quelle est la nature du vrac numérique concerné et quelles sont les priorités de traitement visées ?
• Quels sont les méthodes et les outils à privilégier en fonction des objectifs à atteindre ?
• Quel coût est à prévoir en termes de charges de travail et de budget ?
• Quelles sont les mesures à prendre pour mettre en place un système vertueux qui évite de recréer de façon récurrente de nouveaux vracs ?

Les points clés pour un traitement raisonné du vrac numérique sont notamment :

1. La mise en œuvre de règles de gouvernance documentaire
2. Les modalités de traitement documentaire du vrac numérique
3. Les règles d’accès et de droit d’usage associées aux répertoires concernés
4. La sélection des outils répondant aux besoins identifiés pour traiter le vrac numérique
5. La conduite de lots tests pour estimer les charges de travail induites par les volumes à traiter

Antoine Raulin, Philippe Chantin, Gonzague Chastenet & Louis-Pierre Guillaume

Pour aller plus loin

• Le livre blanc du knowledge management, Ourouk/Amallte, 2020
• Réflexions et prise en charge d’un vrac numérique, AAF, 2018
• Comment réussir l’adoption de Microsoft 365 dans son équipe ?
• Comment intéresser sa direction générale au management des connaissances ?

• Diagnostic gratuit de 45 minutes : https://amallte.com/diag