À distance et au bureau : comment réussir ses réunions hybrides pour une meilleure collaboration

Alors que nous commençons à nous déconfiner, nous faisons le point sur les réunions hybrides qui, en mélangeant le présentiel et le distanciel, demandent beaucoup plus de préparation et d’animation pour être réussies.

1. Comment gâcher une réunion hybride avec des croissants ?

Carole est directeur de projet dans un organisme public qui vient de fusionner deux entités territoriales. Ses équipes sont à Reims, alors que les dirigeants sont à Strasbourg. Chaque lundi matin 9h, réunion avec l’équipe dirigeante. Pour être sur place, Carole devrait partir le dimanche après-midi et dormir dans un hôtel. Elle s’y refuse, et l’équipe dirigeante n’a pas souhaité décaler l’heure de la réunion.

Ce lundi matin, ils ont amené des croissants et les mangent devant elle. Sans réaliser sa goujaterie, son directeur l’interpelle « Hé Carole, un petit croissant ? » Carole se dit qu’ils auraient pu prévenir, elle en aurait aussi acheté pour partager ce moment de convivialité. L’attitude du groupe la laisse perplexe. La réunion tarde à démarrer, le temps que tous s’installent. Elle, qui était à l’heure, doit patienter.

La réunion commence. Elle est la seule à distance, en visio. Ils échangent entre eux, le son n’est pas très bon, elle essaye de suivre. Elle scrute les temps morts pour pouvoir placer un mot, apporter son opinion, montrer qu’elle est présente, ne pas être oubliée. Ça demande beaucoup de concentration, de présence. À distance, elle se sent spectateur, pas acteur.

C’est son tour d’intervenir. Elle présente le statut du projet. Durant son exposé, elle se rend compte que leur micro est coupé brusquement et qu’ils réagissent entre eux, sans l’inclure. Elle est interloquée. Elle réalise qu’être la seule personne à distance la dévalorise. On l’écoute moins, on ne demande pas son opinion, elle doit réclamer la parole.

Elle exprime son ressenti, fait part de son besoin de travailler dans des conditions optimales que requiert la responsabilité du projet qu’elle porte, sans pour autant se sacrifier ou se laisser imposer une organisation asymétrique, et négocie la date et les modalités de la prochaine réunion.

2. Les chausse-trappes de la réunion hybride

La qualité du son doit être irréprochable. La salle de réunion doit posséder un équipement de visiophonie de qualité, avec plusieurs micros, afin d’assurer une captation du son parfaite quel que soit l’interlocuteur dans la salle.

Le système idéal, avec plusieurs micros et une caméra mobile

Si la salle ne dispose pas d’équipement de visio, évitez d’organiser votre réunion dans une salle autour de votre ordinateur. Emportez avec vous une webcam externe et un haut-parleur externe avec micro.

Les outils de base si vous n’avez pas de salle équipée en visio

Les échanges doivent inclure les participants distants, quitte à refréner l’ardeur des participants dans la salle. Les participants dans la salle doivent s’adresser principalement aux micros, pour que les participants distants entendent bien. Si un des participants dans la salle a une petite voix, positionnez-le devant un micro.

Le débit internet doit être suffisant des deux côtés. Testez-le avec un site web comme SpeedTest. Si votre débit est inférieur à quelques mégabit par seconde (Mbps ou Mb/s), des coupures vidéos et audio risquent de se produire. Privilégiez alors le son, coupez la vidéo sortante (votre webcam) et si possible la vidéo entrante.

Envisagez de transformer votre réunion hybride en 100% virtuelle, en demandant à chaque participant du présentiel de se connecter individuellement depuis son bureau. Les inconvénients de l’hybride disparaissent ainsi. Les participants à distance vous remercieront.

3. Comment réussir votre réunion hybride

👉 Avant la réunion

1. L’organisateur de la réunion ouvre la visio-conférence dix minutes avant l’heure, pour s’assurer que tout fonctionne parfaitement, que l’équipement de visio dans la salle de réunion est opérationnel.
2. Les participants à distance se connectent quelques minutes en avance, pour s’assurer que leur connexion fonctionne bien, et ainsi éviter les débuts de réunion chaotiques.
3. Les participants en présentiel arrivent dans la salle quelques minutes en avance, pour pouvoir commencer à l’heure.
4. Choisissez bien l’ordre du jour, en ayant en tête que ce type de configuration hybride ne favorise pas les discussions intenses.
5. Envoyez avant la réunion les liens de téléchargement des documents qui seront partagés avec les participants à distance
6. Si vous souhaitez créer un moment de convivialité, informez les participants distants pour qu’ils s’y préparent.
7. Programmez la caméra du système de visio, pour que l’on puisse, en pressant trois touches différentes, filmer en plan serré trois zones de la table de réunion.

👉 Pendant la réunion

1. Nommez quelqu’un qui sera l’animateur de la réunion, qui s’assurera que chacun sera inclus dans les échanges et qu’une seule personne parle à la fois.
2. Évitez de couper le micro de la salle, demandez plutôt aux participants d’éviter les discussions en aparté, et s’ils persistent, interrompez-les.
3. Essayez de diriger les questions et les commentaires vers des personnes spécifiques, assurez-vous que chacun a pu émettre une opinion.
4. Utilisez la messagerie instantanée de la réunion pour recueillir les avis de chacun sur un sujet, dans le silence. Utilisez le tableau blanc numérique, les quiz, etc.
5. Indiquez aux participants à distance qu’ils peuvent faire savoir qu’ils désirent parler ou émettre une remarque, via la messagerie instantanée de la réunion ou en cliquant le bouton « lever la main ».
6. Affichez sur grand écran les participants à distance. Changez les plans de la caméra de la salle selon les speakers.
7. Parlez plus lentement et plus fort, avec des pauses, afin que les participants à distance comprennent mieux.
8. Vérifiez régulièrement que le son est bon pour les participants distants.

👉 Après la réunion

1. Demandez régulièrement aux participants des suggestions pour améliorer la réunions (chose à arrêter, à continuer, à commencer).
2. Faites en sorte que les participants s’organisent des réunions deux par deux (en présentiel ou à distance), pour renforcer la confiance, améliorer les connexions, se connaître et comprendre le style d’humour de chacun. Ceci améliorera les futures réunions.

👉 Le format hybride ne souffre aucun manque de préparation, tant sur son contenu (ordre du jour, transmission des doc de travail…) que sur son déroulement (animation de la réunion, convivialité, durée de la réunion, tests…)

Louis-Pierre Guillaume

5. Un exemple

Atelier hybride de Design Thinking. Chaque équipe était composée de participants sur place et à distance. Notre équipe avait le bon équipement (dans le cercle rouge). Les autres avaient juste un ordinateur portable. Notre équipe est la seule qui a réussi à complètement inclure les deux membres distants dans le design et la restitution, ceci malgré le bruit ambiant.

6. Pour aller plus loin

La Masterclass « Management des équipes et des communautés » (gratuite)

Mon offre forfaitaire « Booster l’efficacité de votre réunion hybride, en présentiel et distanciel »

Mon offre de coaching d’équipe, pour améliorer l’efficacité de votre équipe

Des articles :

• Réunions hybrides : comment bien les organiser et les mener
• Les réunions hybrides ne sont pas la panacée
• Quel équipement prendre dans une réunion hybride ?
• Réussissez vos réunions à distance